Salariés absents : s’organiser sans stresser

Noël approche à grands pas. Si pour certains, les fêtes de fin d’année riment avec vacances, pour d’autres, elles sont parfois synonyme de surcharge de travail et de difficultés d’organisation. Alors, comment rester efficace et productif lorsque les bureaux de l’entreprise prennent des allures de no man’s land ? Et plus généralement, comment gérer les congés et les absences des collaborateurs et éviter le stress des plannings et des dossiers laissés en suspens ?

Garder le contact avec les clients

Les périodes de congés ne sont pas de tout repos pour tout le monde. Encore moins pour le manager ou le chef d’entreprise qui doit garder le cap lorsqu’une bonne partie de l’équipage n’est plus sur le pont.  Et l’enjeu est de taille, car un client insatisfait aura souvent la tentation de s’adresser à un concurrent.

Première précaution à prendre lorsque l’entreprise ne suspend pas son activité : assurer un « service minimum ». Il n’y a rien de pire que de laisser sonner le téléphone dans un bureau vide ou d’engorger sa messagerie de mails restés sans réponses. Pour ne pas avoir l’air d’une entreprise fantôme, il suffit d’organiser des relais en interne, de penser aux transferts d’agendas ou de dossiers, aux renvois de lignes téléphoniques…

Autant de petites astuces faciles à mettre en place, qui vous aideront à rester connectés avec les clients.

Gestion des congés : mieux vaut prévenir que subir !

En revanche, gérer les congés de ses salariés s’avère un exercice beaucoup plus périlleux, surtout si l’on s’y prend à la dernière minute.

Pas question en effet d’appeler un collaborateur sur les pistes de ski ou au bord de la piscine pour finaliser un dossier urgent, ni d’exiger une connexion Internet active sur son lieu de villégiature. Le code du travail est très explicite sur le sujet : tout travail rémunéré d’un salarié pendant sa période de congés payés est rigoureusement interdit et expose l’employeur trop pressant à une action en dommages et intérêts.

Pour ne pas être pris au dépourvu, la réussite tient en un mot : anticiper !

L’idéal est de préparer le terrain en amont et de faire le compte des congés des salariés le plus tôt possible. Un bon moyen d’éviter les reports d’une année sur l’autre, et autres RTT laissés en suspens. Là encore, le secret réside dans une bonne organisation. Planifier quelques réunions « spéciales vacances » est loin d’être une perte de temps. Ce sera l’occasion d’harmoniser les plannings de chacun, de hiérarchiser les priorités, voire parfois d’aménager de nouveaux horaires.

Si la loi encadre les congés payés des salariés, il suffit souvent d’un peu de bon sens pour faire le bonheur de chacun. Par exemple, une mère de famille sera souvent prioritaire pendant les vacances scolaires, tout comme les collaborateurs dont les conjoints ont des vacances imposées. Ces petites « faveurs » n’ont cependant rien d’obligatoire, et il faut être certain qu’elles restent équitables et acceptées, sans donner lieu à des prises de bec devant la machine à café !

Et en cas d’imprévus ?

Gérer l’absence de certains collaborateurs s’avère toutefois plus compliqué lorsque le dirigeant se trouve confronté à des situations imprévisibles. Un arrêt maladie ou un départ en congé maternité par exemple peuvent en effet semer la pagaille dans un service. D’où la nécessité de réagir rapidement. L’employeur a la possibilité de recruter un salarié en CDD, ou alors, si l’effectif le permet, de répartir la charge de travail du salarié absent entre ses collègues.

Le remplacement dit « en cascade » est admis par la jurisprudence. Il s’agit d’affecter le nouveau collaborateur en CDD à un poste différent de celui du salarié absent, le poste de ce dernier étant alors occupé par un salarié de l’entreprise. Cela peut du reste réserver de bonnes surprises. Sans l’absence de son supérieur hiérarchique, comment auriez-vous pu vous rendre compte du vrai potentiel du petit nouveau recruté il y a 3 mois ? Même chose pour cet employé affecté à un autre service qui a su montrer qu’il avait de nombreuses cordes à son arc.

remplacement

Mais quel que soit le poste à pourvoir, un CDD de remplacement ne se conclut pas à la légère. Fixé à terme imprécis, ce contrat reste relativement souple. Il doit prévoir une durée minimale, librement établie, et prendra fin au retour du collaborateur remplacé. Et si l’absence du collaborateur se prolonge, le contrat se poursuit automatiquement et sans formalités. A l’inverse, si le contrat est fixé à terme précis, un renouvellement du CDD doit être conclu en cas de prolongation, mais n’impose pas de délai de carence.

Le recours à l’intérim est également une bonne solution.
Premier avantage : une gestion administrative simplifiée, puisque c’est l’entreprise de travail temporaire qui se charge de toutes les formalités. D’autre part, il est souvent plus facile et plus rapide de recruter du personnel intérimaire. Un vrai plus lorsqu’il s’agit de remplacer un collaborateur au pied levé. En revanche, l’employeur doit respecter un délai de carence entre deux contrats de travail temporaire conclus pour le même poste. Quant à la durée maximale du recours à l’intérim, les règles sont les mêmes que pour un CDD, c’est-à-dire 18 mois.

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