Quand la réunion va, tout va !

Avez-vous déjà eu l’impression que certains des cadres de votre PME s’ennuyaient en réunion ? Que d’autres avaient toujours « une bonne excuse » pour ne pas y participer ? Plutôt que de les blâmer, interrogez-vous sur le calendrier, le contenu et l’animation des réunions que vous proposez à vos collaborateurs.

Je m’ennuie, tu t’ennuies, il s’ennuie…

L’étude IFOP – Wisembly – MeetingsMag.com* de mars 2015, réalisée sur un échantillon représentatif de cadres montre que 84 % de ceux issus de PME sont parfois sentis inutiles dans une réunion… Cette sensation bizarre de n’être pas à sa place, de ne rien apporter aux échanges, de perdre son temps, est même arrivée à plusieurs reprises à 70 % de l’échantillon global. Résultat : ils se déconcentrent, font autre chose, voire même s’assoupissent pendant les échanges. Sur le long terme, certains inventent des excuses pour ne plus assister aux réunions suivantes (pour 40 % des cadres de PME interrogés). Ce phénomène n’est pas détaché de la question culturelle quand on sait que la « génération Y », celle des moins de 35 ans, considérée comme rapide et « zappeuse », est celle qui tombe le plus facilement dans l’ennui puis dans la somnolence.

Se réunir, oui, mais pour quoi faire ?

Deux raisons principales causent ce problème récurrent.

La première est liée au rythme et au contenu des réunions. Si tout le monde est régulièrement convoqué pour n’importe quel sujet, ne soyez pas étonnés que certains ne trouvent pas leur place dans chacune des rencontres. Nombreuses sont les entreprises où des réunions sont fixées sans ordre du jour précis, il en existe même où on se réunit par habitude de se retrouver tel jour à telle heure, sans aucun objectif précis ! C’est d’autant plus courant quand l’entreprise grandit rapidement : s’il est possible de faire des briefs rapides avec l’ensemble de l’équipe dans une TPE, cela n’est plus gérable quand les équipes s’étoffent. C’est ainsi que les chiffres montrent que plus la structure prend de l’ampleur, plus elle a des difficultés à organiser des réunions efficaces. Déterminer un thème et établir un calendrier sont donc les premiers objectifs à se fixer.

Et si on faisait court ?

Les études de comportement révèlent que la durée maximale d’attention d’un adulte, et même d’un cadre, n’excède pas 52 minutes.

La seconde raison du manque d’engouement pour les réunions est directement liée à la durée de celles-ci. Plus elles sont longues, plus augmente le risque de perdre son auditoire. Les études de comportement révèlent que la durée maximale d’attention d’un adulte, et même d’un cadre, n’excède pas 52 minutes. Inutile donc d’espérer que ce qui sera dit dans une réunion de 3 heures soit retenu par tous les participants. Or, selon l’étude IFOP – Wisembly – MeetingsMag.com*, la durée moyenne des réunions d’entreprises est d’une heure et dix-neuf minutes. Le calcul est vite fait : les 27 dernières minutes des échanges sont dans ce cas inutiles car perdues. En rapportant cela au temps de travail moyen, on peut estimer que 8 à 17 jours de travail s’évaporent ainsi sur l’année entière. Un manque à gagner sur lequel les employeurs devraient se pencher… en ne programmant jamais de réunion dont la durée serait supérieure à une heure.

Nos astuces et solutions

Quand on corrobore les facteurs contenu, rythme et durée, on s’aperçoit qu’il suffit d’améliorer l’organisation des réunions pour que chacun en tire un bénéfice. Tout se joue en amont, dans la préparation.

  • On l’a compris, un ordre du jour est indispensable, qu’il faut élaborer avec soin avant de le suivre à la lettre.
  • Facilitez le déroulement des débats en confiant l’animation des échanges à un modérateur (un cadre de votre équipe, par exemple à tour de rôle) qui aidera à la structuration des propos des uns et des autres. Sa mission sera de suivre l’ordre du jour décidé, de restreindre les bavards et de permettre aux discrets de s’exprimer.
  • Au fil de cette réunion, dont la durée totale n’excédera pas une heure, prenez des notes ou faites-les prendre à un collaborateur responsabilisé par cette tâche. Elles serviront à la rédaction d’un compte-rendu. Celui-ci permettra de notifier les décisions prises et de poser les bases préparatoires des réunions suivantes.
  • N’hésitez pas également à valoriser les réunions en montrant que les décisions qui y sont prises sont appliquées et font avancer la structure. Communiquez donc sur l’issue des réunions et leurs bénéfices.
  • Enfin, essayez d’élaborer une planification sur un trimestre, un semestre, peut-être même une année, en définissant les thèmes, en fixant les dates et en sélectionnant les participants en fonction des compétences et des besoins.
  • Une grande rigueur est également nécessaire vis-à-vis de l’indispensable ponctualité de chacun aux dates et heures fixées. Commencer en retard une réunion est un facteur supplémentaire de démobilisation. Cela n’encourage pas les uns et les autres à respecter le calendrier commun.

reunioniteL’expérience montre que chaque chef d’entreprise qui met à profit ces conseils améliore l’efficacité de sa structure. Peut-être ainsi viendrons-nous ensemble à bout de la « réunionite », ce handicap que nous nous sommes imposés à nous-mêmes au fil du temps. Les bénéfices seront immédiats pour tous : gain de temps pour les collaborateurs, économies d’argent pour l’entreprise…

Grâce à une meilleure gestion de vos réunions, vous deviendrez plus innovant et plus performant. Vous ferez rimer réunir avec avenir !

Et vous, vos réunions, comment s’organisent-elles ?

* Étude IFOP – Wisembly – MeetingsMag.com, du 24/03/2015 : voir l’étude

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