Préavis de démission : quelles sont vos obligations et comment bien gérer la transition pour votre entreprise ?

Votre salarié(e) en CDI vous a annoncé sa démission. Sauf dans de rares cas, il ne peut pas mettre fin immédiatement à son contrat de travail. Il devra effectuer un préavis qui vous permettra pendant cette période de trouver notamment un(e) candidat(e) pour le remplacer. Quelle est la durée de ce préavis ? Peut-elle être négociée ? Comment gérer ce départ dans de bonnes conditions ? Toutes ces questions sont importantes afin de permettre une continuité dans les tâches à effectuer, mais également pour permettre une bonne passation entre votre salarié démissionnaire et son remplaçant .

Préavis : quelles règles s’appliquent ?

Le point de départ du préavis débute dès la réception par l’employeur de la lettre de démission. Ainsi, si la démission est donnée verbalement ou bien par courrier remis en mains propres contre décharge, le préavis commence immédiatement. Si en revanche, la démission se fait par voie postale, le préavis commence à la date de première présentation de la lettre à l’employeur.

Le salarié peut toutefois préciser qu’il diffère le point de départ de son préavis et donner une date précise. C’est alors cette date qui doit être prise en compte.

Dans la plupart des cas, la durée du préavis est fixée par les conventions ou accords collectifs ou par les usages de la profession (Article L1237-1 du Code du travail) ou bien encore par le droit local. Les contrats de travail peuvent également prévoir des durées spécifiques dès lors qu’elles sont plus favorables que celles des conventions ou accords collectifs. Seuls certains métiers comme les personnes employées par des particuliers, les VRP ou bien encore les journalistes voient leur préavis fixé par la loi.

bon à savoir

Si le salarié donne sa démission durant ses congés payés, alors celle-ci est prolongée d’autant et le préavis ne court qu’à compter de son retour dans l’entreprise.

Si le salarié prend ses congés payés pendant le préavis, deux options :

  • soit ils ont été acceptés par l’employeur avant la notification de la démission,
  • soit l’employeur a donné son autorisation pour les prendre. Alors le préavis est suspendu pendant la durée des congés et est prolongé de la durée de l’absence.

Attention, il n’y a pas de report lorsqu’il s’agit d’absence pour maladie.

Votre salarié peut demander à être dispensé de préavis dans sa totalité ou en partie. C’est alors à l’employeur qu’il revient d’accepter ou de refuser cette demande et d’en faire part au salarié par écrit. En cas de refus, le salarié se doit d’effectuer son préavis dans sa totalité.

Quelles sont les règles spécifiques pour un(e) salarié(e) en CDD ?

La loi ne reconnaît pas la démission comme mode de rupture du CDD. La rupture anticipée avant l’échéance du terme ne peut se faire que dans certains cas uniquement : s’il y a accord des parties par exemple, ou bien encore si le salarié justifie d’une embauche sous CDI. Dans ce dernier cas, s’agissant des CDD à terme précis, le salarié doit respecter un préavis dont la durée est calculée à raison d’un jour par semaine compte tenu de la durée totale du contrat, renouvellement inclus, dans la limite de deux semaines. Pour les CDD sans terme précis, la durée du préavis est calculée à raison d’un jour par semaine compte tenu de la durée déjà effectuée. Ici aussi, la durée du préavis ne pourra pas dépasser les 2 semaines.

Comment bien préparer le départ d’un salarié ?

bon à savoir

Lorsque c’est l’employeur qui décide de dispenser de travail le salarié pendant le préavis (dans sa totalité ou en partie), il lui doit la rémunération et tous les avantages échus pendant cette période. La dispense de préavis ne doit entraîner aucune diminution des avantages que le salarié aurait perçus s’il avait continué à travailler.

De même, durant le préavis, l’employeur n’a pas le droit de modifier les conditions de travail du salarié sans son accord. Il n’est pas permis de demander au démissionnaire d’effectuer des tâches différentes ou moins importantes.

Une fois la date de fin de contrat fixée, il faut se préparer au départ du collaborateur et s’organiser en conséquence. La première chose à faire est de dresser une liste des tâches effectuées par le collaborateur. Vous pourrez ainsi créer une fiche de poste qui vous aidera à recruter son remplaçant. Pensez également à anticiper la date d’arrivée du nouveau salarié : doit-il absolument arriver avant le départ pour être formé par le démissionnaire ? Peut-il arriver plus tard sans causer de surcharge de travail aux collaborateurs ? Cela vous aidera à fixer une date d’arrivée souhaitée sur votre annonce de recrutement.

Accordez également une attention particulière à l’annonce du départ de votre salarié. Rassurez les équipes en les informant sur les mesures prises pour gérer le départ et assurer la transition. Si vous avez déjà un remplaçant, n’hésitez pas à le dire. Si vous êtes en recherche de candidat, vous pouvez également impliquer votre réseau de collaborateurs pour faire passer votre annonce.

Si cela est nécessaire, rappelez au démissionnaire son obligation de ne pas dévoiler d’informations confidentielles sur l’entreprise (clients, concurrents, sécurité…). Certaines de ces dispositions peuvent d’ailleurs avoir été indiquées dans son contrat de travail au travers d’une clause de confidentialité.

D’un point de vue technique, le jour du départ, pensez à récupérer le matériel de l’entreprise : téléphone, ordinateur portable, badge… Informez le service informatique afin de désactiver les comptes du démissionnaire (email, intranet, badge d’accès…).

Pour ne rien oublier, et de la même manière que vous pourriez le faire avec une fiche d’intégration, mettez en place une « to do list » ou « fiche de départ » que vous adapterez selon vos besoins.

Organisez un dernier entretien avec le salarié. Faites un point sur les raisons de son départ, ce qu’il appréciait dans l’entreprise ou les points qui pourraient être améliorés. Un démissionnaire reste un ambassadeur de votre entreprise, il est donc important de terminer votre collaboration de façon cordiale.

Pour que ce départ se fasse de la meilleure façon possible, il est recommandé d’impliquer le salarié dans son départ, d’autant plus s’il est chargé de passer le flambeau à son remplaçant.

Impliquer le salarié dans son départ et intégrer le nouvel arrivant

Profitez de la période de préavis pour reconnaître le travail accompli par le salarié. N’oubliez pas que le salarié démissionnaire joue un rôle très important dans l’intégration de son remplaçant. Une passation bien assurée, des documents et dossiers en ordre ainsi qu’un poste de travail libéré simplifieront l’arrivée du nouvel employé. Demandez au démissionnaire de lister lui-même l’ensemble des tâches qu’il effectue (même les plus anodines), afin de rien oublier pour cette passation.

Au moment de prévenir les clients de son départ, il pourra, le cas échéant, leur présenter son remplaçant et les rassurer sur ses compétences. Si vous le pouvez, essayez de prévoir une période de passation et/ou de formation qui permettra au nouvel arrivant d’acquérir les bases du poste.

pensez-y !

En l’absence de période de passation, demandez au salarié de préparer une note à l’intention de son remplaçant reprenant toutes les informations importantes :

  • Noms des clients,
  • Endroit où trouver les dossiers,
  • Code d’accès,
  • Process particulier,
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