Manager un changement d’organisation : les clés du succès

Mener à bien un processus de changement constitue un enjeu fort pour les PME, tant les méthodes de travail et l’organisation sont impactées en permanence par de nouveaux projets ou nouvelles normes à intégrer. Une démarche structurée et participative est votre meilleure alliée pour y parvenir.

Réactivité et mobilité font à tel point partie de l’ADN des PME, confrontées au quotidien à des demandes toujours plus fortes sur la qualité, les délais et les coûts de production, qu’on oublie parfois qu’elles ne sont pas assez outillées pour aborder ces étapes cruciales. La prise en compte de nouvelles normes réglementaires, les conséquences sur l’organisation du travail sont inévitables et doivent être appréhendées en amont. Cette attitude est valable pour un projet d’investissement dans le numérique ou dans une nouvelle machine, un agrandissement d’atelier, un déménagement. Il existe en effet un lien fort entre l’accompagnement et la réussite du changement.

Partir d’un diagnostic commun

Mais pour faire cette passerelle entre votre projet et le changement induit sur le travail, au niveau de la gestion des flux par exemple, vous devez d’abord établir un diagnostic de l’existant. A ce stade, n’hésitez pas à bénéficier de l’accompagnement d’un intervenant – renseignez-vous sur les possibilités de financement public. Son regard externe permet de partir sur l’observation et l’analyse de situations de travail réelles. Combien de salariés sont eux-mêmes étonnés de découvrir sur une vidéo ou des photos une manière de travailler ? Car la démarche, pour être pertinente, doit être menée de façon participative. Ce diagnostic partagé est en effet un pré-requis essentiel.

Identifier les causes des résistances

Cette première approche peut également vous permettre d’identifier les freins au changement. Grâce à l’écoute des attentes et du ressenti de vos salariés, et des difficultés éventuelles exprimées, il est plus facile d’identifier les craintes. Ces résistances peuvent être liées à l’attachement à une manière de faire, à un geste professionnel, même si celui-ci induit par ailleurs des risques sur la santé. Elles peuvent aussi s’expliquer, dans le cas d’une reprise d’entreprise, par l’appréhension d’un jeune dirigeant. Les principales inquiétudes sont liées généralement à la crainte de perdre son emploi si l’on n’acquiert pas les nouvelles compétences requises ou si l’on se sent dépossédé d’une fonction désormais automatisée.

Co-constuire les solutions

En ramenant le sujet aux situations concrètes de travail, le diagnostic commun permet ainsi de dépassionner bien des débats. L’équipe est alors prête à s’atteler, ensemble, à anticiper les effets du changement sur l’organisation. Là encore, l’accompagnement d’un ergonome et/ou d’un consultant en performance industrielle, voire même aussi en architecture d’intérieure comme cela a pu être le cas dans des projets de rénovation de salon de coiffure, est précieux. De fait, il vous aide à élaborer différents scénarios à mettre en discussion, parfois avec des simulations 3D ou sur papier. Le support permet, par exemple, de visualiser différents emplacements possibles pour implanter un nouvel équipement, et d’opter pour celui qui assure le flux le plus cohérent. « C’est aussi un bon moyen d’associer les opérationnels », explique le dirigeant d’une PME qui a expérimenté la démarche.

Anticiper les effets du changement

Surtout, avec cette étape vous mesurez le changement que votre projet aura sur le fonctionnement de l’entreprise, et vous en anticiper mieux les effets. Outre les conséquences sur l’organisation du travail, vous devez prévoir l’aspect humain du changement. Le diagnostic de départ vous aidera à définir les mesures individuelles d’accompagnement à mettre en place, comme une formation ou, dans le cas d’un déménagement, la possibilité de travailler à distance un ou deux jours par semaine si c’est envisageable. N’oubliez pas d’informer vos équipes régulièrement aux différents stades de la démarche, sur l’avancée du projet.

Faire un bilan pour éventuellement adapter

La clé du succès réside enfin dans votre capacité à suivre le changement opéré sur l’organisation. Veillez à ce que les actions décidées soient suivies d’effets mais également non figées dans le temps. Donnez-vous le droit à l’essai, à l’expérimentation. Soyez à l’écoute des remontées du terrain. Avoir ainsi mené une démarche structurée et participative vous aidera à aborder cette phase de façon constructive. L’objectif étant d’aboutir si nécessaire à des actions correctives, dans le sens d’une organisation qui concourt à la fois à la qualité du travail rendu et à celle de la vie au travail.

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