L’inventaire annuel : comment en faire un moment utile pour votre entreprise

L’inventaire de fin ou de début d’année fait partie de ces tâches qui paraissent rébarbatives ou inutilement fastidieuses aux chefs d’entreprises. Et pourtant, l’inventaire est indispensable et même triplement indispensable ! À la fois pour présenter des comptes annuels fiables, mais aussi pour faire un point, fidèle, sur votre activité, ainsi que pour valoriser au mieux vos stocks : ne reste plus qu’à bien l’organiser… Voici notre Foire aux questions pour en faire un moment vraiment utile.

Inventaire annuel : vos obligations légales

Article L123-12 du Code du commerce : tout commerçant (c’est-à-dire toute SARL et société par action, mais aussi les sociétés coopératives et micro-entrepreneurs dont l’activité est définie comme commerciale) doivent contrôler « l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise » et ce « au moins une fois tous les douze mois ».

Les données d’inventaire doivent être « organisées de manière à justifier le contenu et le mode d’évaluation de chacun des postes du bilan », ajoute l’article R123-177, avec une nouveauté pour tout exercice ouvert depuis le 1er janvier 2016 : le livre-inventaire n’est plus obligatoire. Vous devez toutefois conserver, pour dix ans, les livres-inventaires des exercices précédents.

De l’inventaire doivent être tirés les comptes annuels, établis à la clôture de l’exercice de l’année (à une date fixée par votre entreprise, généralement le 31 décembre). Sauf exception, ces comptes doivent inclure le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe comptable.

Enfin, l’inventaire physique des stocks peut être audité par un commissaire aux comptes. Il n’est pas inutile d’aller jeter un œil aux procédures en la matière.

Quand faire mon inventaire ?

Généralement, l’inventaire se fait en fin ou en début d’année, au moment de la clôture de votre exercice comptable. La loi ne dit rien sur cette date : si le mois de décembre est crucial pour vos ventes, il est possible (et même fréquent) de décaler la date de clôture et pour éviter que l’inventaire ne les perturbe. Idem pour les activités saisonnières : faites coïncider la date de clôture et donc l’inventaire, avec la fin de la saison (généralement, la fin d’un trimestre, quel qu’il soit). Vos stocks seront bas et le solde de votre trésorerie bon !

Sachez aussi que vous pouvez effectuer l’inventaire quelques jours avant la clôture, c’est toléré. Pensez simplement à réajuster les montants le jour J, en neutralisant toutes les entrées et sorties entre les deux dates.

Bon à savoir : si, en plus de votre inventaire annuel, vous tenez à jour un inventaire permanent qui peut être considéré comme fiable, l’inventaire annuel peut être réalisé à une date tout-à-fait indépendante de votre clôture.

Qu’est-ce qui doit être inventorié, exactement ?

Tout ce qui fait partie de vos stocks :

  • vos matières premières
  • vos marchandises (y compris celles facturées mais pas encore reçues)
  • vos fournitures, ce que vous consommez au cours de votre activité, les emballages non récupérable
  • vos produits finis (non encore vendus)
  • vos en-cours de production (tout ce qui est… en cours de production)

Attention, les immobilisations (terrain, matériels, outils, biens mobiliers, etc.) ne font pas partie de votre stock !

Alors, comment procéder ?

Il y a deux grandes étapes pour effectuer votre inventaire :

  • le comptage de vos stocks
  • la valorisation de ces stocks, c’est-à-dire leur évaluation comptable (le calcul du coût d’acquisition de vos matières premières et de vos marchandises et le calcul du coût de production de vos produits).

Pour le comptage : pour que l’activité de votre entreprise soit la moins perturbée possible, suspendez-la le temps de l’inventaire ! Celui-ci en sera d’autant plus efficace.

Pour qu’il le soit encore plus, mettez toutes vos équipes à contribution, externalisez.  Vous pouvez également l’effectuer de nuit ou de jour, attention cependant à noter que mobiliser ses collaborateurs en dehors des horaires classiques impose des contreparties. La compta’, ensuite, vérifiera les écarts possibles entre le stock théorique et celui auquel vos feuilles de comptage auront abouti.

Checklist pour un comptage réussi
  • checklist-inventairePréparez la prise d’inventaire : informez les équipes, en amont, de l’inventaire.
  • Mettez en place une procédure de comptage, en formalisant l’organisation : avec quelles équipes, sur quelles familles de produit, sur quelles zones de stockage, à quel moment. Ce travail nécessite de la coordination au sein de l’entreprise : encore une fois, préparez-le en amont et communiquez.
  • Désignez un responsable d’inventaire et transmettez-lui des instructions écrites.
  • N’oubliez aucune zone de stockage à inventorier et au besoin, rangez.
  • Identifiez au mieux les stocks en amont pour ne pas les comptabiliser deux fois.
  • Effectuez un double comptage.
  • Si des stocks ne sont pas comptés, justifiez-le.
  • Vérifiez que les feuilles de comptage distribuées sont toutes revenues (revenues complétées !).
  • Pensez à tous les chevauchements possibles : les mouvements d’articles, livraisons, expéditions qui ont lieu pendant l’inventaire.

Des drones pour faire l’inventaire à votre place ?

Saviez-vous que des drones inventoristes ont fait leur apparition et pourraient permettre d’automatiser l’inventaire ? Ces voleurs de nuit pourraient même révolutionner l’inventaire permanent, en contrôlant vos stocks tous les jours, pendant que vous dormez paisiblement. Le numéro 1 mondial de la grande distribution, Walmart, s’y est mis.

La technologie RFID (identification par radiofréquence), permet d’éviter de compter les articles un par un et permet de contrôler en temps réel la différence avec le stock attendu, accélérant ainsi drastiquement l’ensemble de la procédure.

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