L’entretien annuel d’évaluation : comment bien le préparer quand on est manager ?

L’entretien annuel peut être un moment stressant pour le collaborateur car il permet de faire le point sur sa performance, son comportement, son rôle dans l’entreprise et son futur (objectifs, formation, évolution…). Toutefois, il revêt également une grande importance pour le manager qui doit le mener. C’est pour lui le moment de reconnaître les qualités d’un employé, de relancer sa motivation pour l’année à venir de discuter avec un employé qui aurait du mal à remplir les tâches de son poste…
Pour réellement tirer bénéfice de l’entretien annuel sans faire de faux pas, tout est dans la préparation !

La préparation de l’entretien annuel d’évaluation : une étape indispensable

L’entretien annuel : un passage obligatoire ?

L’organisation d’un entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire pour l’employeur. Le code du travail ne prévoit en effet aucune disposition le concernant. Cependant, un accord collectif ou une convention collective peut le rendre obligatoire.

Si vous décidez de mettre en place un entretien annuel, vous devrez en informer les salariés (individuellement ou collectivement). Un entretien devra être conduit pour TOUS les salariés. En effet, en privant un salarié d’entretien annuel, vous créez une discrimination. Le salarié peut alors réclamer réparation pour la perte d’une chance d’évolution de carrière ou de promotion professionnelle.

bon à savoir

Un salarié ne peut ni refuser de se présenter à son entretien annuel d’évaluation, ni exiger la présence d’un délégué du personnel lors de l’entretien.

Le salarié au coeur de la démarche

Pensez à bien prévenir les salariés de leur entretien par e-mail ou en leur remettant une note. Donnez-leur la date, l’heure et le lieu de rendez-vous.
Informez-les du déroulement de l’entretien, des techniques d’évaluation professionnelle qui seront mises en œuvre mais également sur ce qu’ils ont éventuellement besoin de préparer de leur côté avant cet échange.
Par exemple, il est commun de faire remplir au salarié une grille d’évaluation ou un questionnaire en amont de l’entretien. Celui-ci fera ainsi son propre bilan et vous pourrez mettre en parallèle ses réponses et les vôtres le jour J. Quels problèmes a-t-il rencontrés ? Quels sont les points qu’il pourrait améliorer ? Qu’a-t-il été fier d’accomplir cette année ? Autant de questions qui permettront au salarié de préparer son entretien, et d’obtenir des réponses étoffées et précises. Pour cela, prévenez les salariés de leur date d’entretien quelques semaines avant et si vous l’avez en votre possession faites lui parvenir son bilan de l’année précédente.

Un moment charnière pour le manager

Il n’y a pas de date clé pour organiser les entretiens annuels. Il est cependant conseillé de choisir un moment de l’année où la charge de travail est habituellement moins élevée afin de vous permettre d’avoir le temps nécessaire pour préparer les entretiens de chaque employé, puis de les mener. Un tel rendez-vous nécessite en effet du travail et de la réflexion en amont. Il vous faudra reprendre les évaluations antérieures (si vous en avez), interroger les collaborateurs, mettre en place une technique d’évaluation, compléter votre grille d’évaluation… En réalité, on peut dire qu’un entretien annuel se prépare tout au long de l’année.

Il ne faut pas oublier que l’évaluation du travail des salariés doit obligatoirement être réalisée à partir de critères objectifs et transparents comme les critères dits « SMART » c’est à dire : Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis. Cette méthodologie permet d’éviter les possibles tensions, notamment celles liées à l’atteinte ou non d’un objectif rémunéré, en ne laissant aucune place à la subjectivité. L’entretien se déroulera ainsi en toute confiance et transparence. De plus, les objectifs sont partagés et acceptés par le collaborateur car ils sont réalistes et atteignables.

bon à savoir

L’employeur ne peut en aucun cas se baser sur l’état de santé, l’âge ou encore l’appartenance syndicale d’un salarié pour établir son bilan annuel.

Sachez qu’il existe de nombreux logiciels dédiés aux entretiens annuels. Ceux-ci peuvent vous aider pour toutes les étapes : planification, critères d’évaluation, bilan… Si vous ne désirez pas opter pour cette solution, la grille d’évaluation reste un moyen pratique et fiable pour évaluer un salarié.

Bien préparer sa grille d’évaluation

Construisez votre grille d’évaluation comme un outil de discussion avec le salarié. Bien entendu, adaptez-la à votre corps de métier et rendez-là le plus simple possible à comprendre et remplir par le salarié (pas de jargon RH par exemple). Mettez en place un système de note sur 5 grâce auquel le salarié s’auto-évaluera. Vous pourrez ainsi non seulement comparer vos commentaires mais aussi vos notes.
Rangez les critères d’évaluation par catégorie : Compétences & Savoir-faire, Qualités professionnelles, Objectifs… Une grille bien construite pourra également vous servir de bilan. En y apposant une signature (celle du salarié et du manager) vous veillez à créer un accord entre les deux parties sur le bilan de l’année et les objectifs à remplir pour l’année suivante.

Voici un exemple de grille d’évaluation :

À l’issue de l’entretien, partagez sa synthèse avec le collaborateur. Il pourra le cas échéant y apporter des commentaires ou éclairages complémentaires avant son envoi au N+2.

Préparation de l’entretien annuel d’évaluation : la To Do Liste du manager

La bonne préparation d’un entretien est constituée de quelques étapes importantes qu’il ne faut pas oublier :

  • Tout au long de l’année :
    discuter avec le salarié, parler avec ses collaborateurs, son supérieur direct.
  • Prévoir un entretien de mi-année
    Il permet notamment de s’assurer que l’atteinte des objectifs annuels est en cours, voire de les adapter si jamais ceux-ci doivent évoluer en cours d’année.
  • Prévoir une date d’entretien.
    Si des entretiens ont déjà eu lieu l’année précédente, veiller à rester sur le même timing.
  • Préparer une grille d’entretien.
    Et s’il y a lieu, se procurer la grille ou les bilans de l’année précédente.
  • Quelques semaines avant les entretiens :
    • Notifier les salariés : date, heure et lieu de l’entretien.
    • Leur envoyer la grille d’évaluation (ou le lien vers le logiciel) pour leur auto-évaluation
    • Remplir votre grille d’évaluation
  • Quelques jours avant :
    Faire les derniers ajustements, relire vos commentaires.
  • Pendant l’entretien :
    Échanger puis signer la grille en cas d’accord. En cas de désaccord, en discuter puis faire les modifications nécessaires avant de signer la grille qui devient alors un bilan de l’entretien.

bon à savoir

Une évaluation négative ne peut en aucun cas justifier une baisse la rémunération du salarié ou une rétrogradation. Ce sont des éléments essentiels du contrat de travail qui ne peuvent être modifié que d’un commun accord du salarié et de l’employeur. Toutefois, le compte-rendu de l’entretien annuel d’évaluation peut-être pris en compte par le juge lorsqu’une faute est reprochée au salarié, qu’il est question d’un manquement de l’employeur ou encore pour justifier un licenciement pour insuffisance professionnelle.

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