La DSN : le tout-en-un qui simplifie la vie des entreprises

Avec la DSN (déclaration sociale nominative), les entreprises pourront bientôt rassembler l’ensemble de leurs déclarations en une seule. Un réel progrès, lorsque l’on sait que chaque salarié fait l’objet de plus de 30 déclarations par mois, avec des échéances différentes ! L’un des projets phares du « choc de simplification » initié par le gouvernement va donc être mis en place progressivement, selon un calendrier récemment réaménagé.

DSN mode d’emploi

Quelle que soit leur taille, les entreprises étaient jusqu’à présent confrontées au casse-tête des déclarations sociales et avaient à transmettre des données multiples à diverses échéances et à différents organismes.

Désormais, la DSN remplace et simplifie toutes ces procédures.

Concrètement, la DSN repose sur la transmission unique des données individuelles des salariés par voie dématérialisée issues du traitement de la paie. Cette opération est effectuée mensuellement le 5 ou le 15 du mois suivant celui auquel la DSN se rapporte. Pour les entreprises du régime général de la Sécurité sociale, les transmissions se font soit en dépôt de fichier sur le site net-entreprises.fr, soit en mode EDI, c’est-à-dire directement à partir du logiciel de paie.

L’employeur communique ainsi chaque mois, pour chacun de ses salariés, le montant des rémunérations versées le mois précédent, mais aussi les dates d’arrivée et de départ, de suspension et de reprise du contrat de travail. Ce dispositif est donc un véritable « instantané » de la vie d’un salarié au cours du mois puisqu’il récapitule également tous les événements survenus, rupture de contrat de travail, arrêts maladie ou maternité accident du travail … Ces signalements d’événements doivent être adressés dans un délai de 5 jours à compter de leur connaissance par l’employeur et de leur conséquence sur la paie.

A noter : la DSN n’a pas d’incidence sur les échéances et les moyens de paiement qui restent inchangés.

Un nouveau calendrier

A terme, la DSN remplacera donc l’ensemble des déclarations sociales adressées par l’employeur aux organismes de protection sociale, pour leur permettre de calculer les cotisations, contributions sociales et certaines impositions, ainsi que certains droits des salariés.

Le dispositif devait être obligatoire et généralisé à toutes les entreprises d’ici janvier 2016. Or, le gouvernement vient de faire marche arrière et met en place un nouveau calendrier afin de laisser plus de temps aux entreprises. Dans le cadre du projet de Loi de financement de la Sécurité sociale, il vient d’annoncer que la DSN sera déployée progressivement en 2016 pour les TPE-PME, avec un objectif de généralisation à l’ensemble des entreprises d’ici juillet 2017.

Les modalités de ce nouveau calendrier et les échéances d’entrée obligatoire en DSN seront fixées par décret et diffèreront en fonction du mode de gestion de l’entreprise, selon si elle a recours à un expert-comptable (ou un tiers déclarant) ou si elle gère elle-même sa paie et ses déclarations sociales.

Gagner en simplicité et en fiabilité

Pour les entreprises, les avantages de la nouvelle procédure sont évidents. La DSN réduit le nombre de déclarations à effectuer et simplifie donc considérablement les démarches administratives. Ce système de transmission unique, simplifié et optimisé fait gagner un temps précieux et évite une surcharge de travail en fin d’année, notamment aux comptables et aux gestionnaires de paie. Autre argument en faveur de la DSN : une fiabilité optimale grâce au stockage centralisé des données transmises aux organismes sociaux et à l’administration. Les déclarations sont ainsi plus sûres et plus fiables, limitant les risques d’erreurs, les contentieux et les pénalités.

Maitrise, efficacité, sécurité … au final, le dispositif servira nécessairement la productivité des entreprises et devrait permettre d’économiser 1,5 milliards d’euros par an !

Alors, autant s’y préparer dès aujourd’hui.

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Pour aller plus loin

La DSN en 3 phases

Aujourd’hui, la DSN n’est obligatoire que pour les entreprises qui ont dépassé un certain montant de contribution et de cotisations sociales, pour les paies établies depuis le 1er avril 2015. Les autres peuvent y recourir, à titre facultatif.

A partir des échéances de novembre 2015 : les entreprises qui ont recours à la DSN doivent la transmettre au format phase 2.

Phase 1

Elle a été initiée en 2013.

Les entreprises peuvent d’ores et déjà transmettre la DSN pour remplacer un certain nombre de déclarations :

  • L’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières
  • L’attestation employeur destinée à Pôle Emploi
  • La déclaration et l’enquête de mouvements de main d’œuvre
  • La radiation des contrats groupe pour les contrats en assurance complémentaire et supplémentaire

Phase 2

Elle peut se prolonger jusqu’à octobre 2016.

Lors de cette phase, la DSN remplace également :

  • La déclaration unifiée des cotisations sociales pour l’URSSAF (DUCS)
  • Le relevé mensuel de mission pour les entreprises de travail temporaire
  • Le bordereau récapitulatif des cotisations et contributions sociales (BRC)
  • Le tableau récapitulatif (TR) utilisé pour la régularisation des cotisations sociales de l’année civile

Phase 3

Elle sera mise en place pour les autres déclarations (retraite complémentaire, prévoyance, Insee …) et débutera vraisemblablement au 1er janvier 2016, mais uniquement en phase pilote. Elle devrait être généralisée en janvier 2017.

 

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