Dématérialisation : les enjeux du tout numérique

Traitement, archivage, partage de documents … La gestion de l’entreprise n’échappe pas à la révolution numérique. Beaucoup y voient un vrai pas en avant vers une meilleure productivité et plus de réactivité. Mais, encore faut-il en mesurer les enjeux et choisir la solution la mieux adaptée. Alors, comment négocier ce virage essentiel pour l’avenir de l’entreprise et réussir au mieux la transition vers le tout digital ?

A chaque entreprise sa solution

Des factures aux bons de commandes, des bulletins de salaire aux contrats de travail, en passant par les déclarations fiscales … la plupart des documents qui circulent dans l’entreprise peuvent être dématérialisés.

L’opération, qui consiste d’une part à transformer les documents papier en fichiers numériques et d’autre part à créer des documents directement en format électronique, a donc un impact important sur l’organisation et les process de la société. Tous les services et les métiers sont concernés, des achats à la comptabilité, du management au marketing. D’où la nécessité de bien s’y préparer.

Première étape : identifier les circuits et les différentes étapes de la gestion, afin de réaliser un diagnostic précis.

Lors de cette phase préparatoire, il est indispensable d’impliquer, voire de former les collaborateurs qui seront partie prenante dans le projet, tant sur le plan technique qu’opérationnel.

Vient ensuite le choix de la solution la mieux adaptée à la taille et aux métiers de l’entreprise. Aujourd’hui, les outils et logiciels sont relativement simples et parfaitement dimensionnés aux besoins des PME. On peut par exemple acheter la licence d’un logiciel de gestion électronique de documents. Une autre solution de plus en plus plébiscitée consiste à utiliser le cloud ou un serveur distant et sécurisé disponible en mode SaaS (Software as a service) qui enregistre, gère et automatise les processus de validation des documents, via un abonnement ajusté à votre utilisation.

On peut également faire appel à des prestataires de services spécialisés qui proposent des logiciels, des services en ligne, voire la prise en charge complète du traitement des documents.

La dématérialisation : des avantages bien tangibles

Un gain financier

economiePremier argument en faveur du tout numérique : la réduction des coûts. Oubliez Word ou Excel et les frais d’affranchissements et de consommables, encre, papier … Le calcul est simple : l’envoi d’une facture papier revient en moyenne à 3 fois le prix du timbre. Avec l’envoi en ligne, on estime que le coût de traitement d’une facture ou d’un bon de commande est ainsi réduit de 50% ! Même chose pour les bulletins de paie électroniques qui permettent à une PME de réaliser 70% d’économie.

Un gain de temps et d’espace

gain-placeFinies les impressions, les photocopies, les mises sous pli… et les armoires remplies de dossiers et de papiers ! L’envoi des documents est immédiat et vous vous épargnez les déplacements et les contraintes des horaires de levée. De plus, certains paramètres étant pré-enregistrés (coordonnées, numéros d’ordre etc ….), inutile de les reproduire. Un temps précieux qui peut alors être utilisé pour d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la prospection ou la fidélisation des clients.

Une sécurité accrue

securiteLes outils de facturation et de commandes en ligne utilisent des modèles conformes à la législation. Conséquence : les risques d’oublis de mentions légales ou d’erreurs sont limités. Moins d’erreurs, plus de réactivité, cela ne peut qu’améliorer la qualité de service et la proximité avec les clients. D’autre part, certaines fonctionnalités comme la signature électronique, l’horodatage ou l’archivage électronique (aussi appelé « coffre-fort électronique », ce qui en dit long sur la sécurité et la confidentialité de l’opération) permettent de certifier l’authenticité et l’intégrité des documents. Les transactions sont ainsi mieux sécurisées et vos documents comptables sont protégés d’éventuelles pertes ou dégradation.

Plus de travail collaboratif

collaboratifSmartphones, tablettes…, les nouveaux outils rendent le travail de plus en plus nomade. Plus besoin d’être au bureau pour ouvrir ses dossiers, organiser des réunions, échanger sur les réseaux sociaux d’entreprise. Avec la dématérialisation, il est désormais très facile de mettre en place des plateformes de partage communautaire en ligne. A partir d’une simple connexion Internet, tous les collaborateurs accèdent partout et à tout moment aux documents numérisés. Et ce travail en mode collaboratif accélère et simplifie considérablement les procédures internes, avec une fiabilité optimisée.

Un geste pour l’environnement

environnementEstampillé développement durable, l’objectif « zéro papier » contribue à la protection de l’environnement.

Un argument supplémentaire pour toute société qui se veut entreprise responsable.

Zoom sur...

Tickets restaurant : la dématérialisation va t-elle faire recette dans les PME ?

Depuis le 2 avril 2015, les entreprises ont le choix entre les tickets restaurant papiers ou dématérialisés. Les deux supports, soumis aux mêmes règles d’utilisation,  coexisteront un certain temps pour une transition en douceur.

Carte à puce ou appli Smartphone ?

Concrètement, l’employeur peut proposer à ses salariés une carte à puce nominative valable 3 ans rechargée automatiquement chaque mois, ou une application sur Smartphone qui permet de suivre le solde en direct. Les tickets restaurant dématérialisés permettent ainsi un paiement au centime près, dans la limite de 19€ par jour (fractionnables à volonté). Les titres non utilisés sont reportés sur le mois suivant.

A noter :

Ils sont utilisables auprès des commerçants agréés par la CNTR sans restriction géographique, tous les jours sauf le dimanche et les jours fériés (sauf demande expresse de l’employeur si ses salariés travaillent ces jours là).

Moins de pertes et plus de sécurité 

Les transactions se font via les terminaux de paiement habituels utilisés par les cartes bancaires, en toute sécurité. En cas de perte ou de vol, il est donc possible de faire opposition 24h/24. Mêmes conditions pour l’appli Smartphone qui est protégée par un code. Un réel avantage par rapport au support papier qui occasionnait des pertes sèches, d’autant que les sommes perdues restaient alors à la charge de l’entreprise.

Une gestion simplifiée et plus économique

Ces nouveaux supports réduisent sensiblement les coûts liés à la gestion du titre papier.  Finis les frais de commande, de livraison et de distribution : la seule opération à effectuer désormais se limite au rechargement des comptes des salariés chaque mois. Les salariés paramétrant eux-mêmes leur compte, il n’y a pas de surcharge de travail pour l’entreprise.

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