Comment mener un entretien annuel d’évaluation ?

Pour qu’un entretien annuel se déroule bien, il faut bien sûr minutieusement le préparer, mais il faut ensuite savoir comment le mener. Comment aborder les points difficiles ? Comment amener l’employé à s’exprimer ? Comment montrer votre appréciation positive ou négative ? Quelles questions poser et quels sujets aborder ? Toutes ces questions sont cruciales pour conduire un entretien annuel et en retirer de réels bénéfices.

Commencer par un bilan de l’année du collaborateur

Si une évaluation annuelle a déjà été menée l’année précédente ou qu’un bilan de mi-année a été effectué, servez-vous-en. L’évalué s’est-il amélioré ? Les problèmes qu’il avait soulevés ont-ils été résolus ? Ses objectifs individuels ou collectifs ont-ils été atteints ? En répondant à ces questions vous pourrez engager la discussion avec le salarié sur l’année passée.

N’oubliez pas qu’un entretien annuel se prépare toute l’année. C’est le moment de faire part à l’évalué des impressions que vous avez recueillies à son sujet et à propos de la qualité de son travail.

bon à savoir

Les objectifs individuels sont ceux fixés exclusivement pour un salarié. Ils peuvent avoir de multiples formes : être plus productif, mieux communiquer, former une équipe…
Les objectifs collectifs sont souvent un levier au service d’une politique ou d’une organisation et concernent plusieurs salariés : atteindre un certain chiffre d’affaires, mettre en place un nouveau process…

Si vous avez préparé l’entretien avec une grille d’évaluation, complétez-la avec attention en prenant bien en compte les remarques orales et les réflexions qui naissent de l’échange avec l’évalué. En effet, cette évaluation est avant tout un moment privilégié d’échange et de partage avec le salarié. C’est l’instant idéal pour recueillir son ressenti sur l’entreprise, son poste, ses collaborateurs…

Laisser le salarié s’exprimer

L’entretien annuel ne doit absolument pas être considéré comme « le procès » du salarié. Il ne doit pas s’agir d’un discours unilatéral de l’employeur sur ce que l’employé a « bien ou mal fait » mais bien d’un dialogue constructif entre ces derniers. Le stress ou la peur d’être « jugé » peuvent mettre un frein à la prise de parole du salarié. C’est alors au manager d’être positif et rassurant en rappelant le but d’un entretien annuel : faire progresser le salarié et l’entreprise dans une direction commune.

De la même manière, les objectifs ne doivent pas être imposés par le manager mais bien discutés et fixés en coordination avec le salarié. Il peut s’agir d’objectifs comme une formation, une promotion…

À vous d’aiguiller l’évalué en lui posant les bonnes questions : Comment se voit-il évoluer dans l’entreprise ? Quels sont les moyens dont il pense avoir besoin pour le faire ? Se sent-il prêt à passer à l’étape suivante dans sa carrière ?

Prendre la parole en tant que manager

Clarifiez ses objectifs dès le début et rassurez l’évalué sur son rôle dans ce rendez-vous. Cette introduction posera ainsi la base du dialogue.

Commencez par aborder le bilan de l’année précédente et dressez-en les conclusions. Suivez le plus possible votre grille d’évaluation (ou les étapes du logiciel d’évaluation si vous en utilisez un) et évitez les digressions trop longues tout en laissant au salarié le temps de s’exprimer.

A lire aussi : Entretien annuel : évaluer, c’est faire évoluer

Accordez autant de temps aux objectifs accomplis qu’à ceux qui ne l’ont pas étés. En effet, il est aussi intéressant d’obtenir des raisons de réussite que des raisons d’échec. De plus, se concentrer sur les points négatifs, peut être démotivant pour l’évalué. Aborder les réussites d’un salarié le motivera d’autant plus à poursuivre dans cette voie.

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